Resolução institui programa para gestão e preservação documental na Justiça Estadual
A gestão documental é fundamental para o bom funcionamento do Poder Público, pois a proteção especial aos arquivos servem como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico. Por isso, levando em consideração o número de processos e arquivos do Tribunal de Justiça potiguar, foi criado o Programa de Gestão Documental do Poder Judiciário, que vai organizar os arquivos do Tribunal, de forma a ajudar a preservá-los.
Considerando diversos fatores, como a política de gestão documental do Poder Judiciário, discutida no âmbito do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (PRONAME), do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), e o fato de que a gestão documental é pressuposto para a transparência pública, o TJRN publicou no último dia 17 de julho a Resolução nº 20, que institui o Programa de Gestão Documental.
O Programa consiste em um conjunto de procedimentos para avaliar, arquivar ou eliminar documentos do Poder Judiciário. O objetivo é assegurar a preservação, guarda e acesso fácil aos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades jurisdicionais e administrativas, seja em meio físico ou eletrônico. Todos os arquivos serão classificados e descritos de forma padronizada, para que as suas informações sejam melhores preservadas.
Os documentos que não serão armazenados só serão eliminados caso sejam considerados sem valor de guarda permanente, depois de um processo de avaliação criteriosa. Todos os documentos institucionais que forem eliminados serão reciclados.
O PGD é um esforço conjunto de diversos setores do TJRN e de comissões criadas para organizar o funcionamento dos trabalhos. Além disso, a resolução prevê possíveis convênios que podem ser firmados com órgãos ou entidades de caráter histórico, cultural e/ou acadêmico, para auxílio nas atividades de gestão documental.
Histórico
Em janeiro deste ano, o TJRN instituiu uma Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) para desenvolver os instrumentos de Gestão Documental, Informações Arquivísticas e de Dados Públicos integrados, os quais embasaram e irão auxiliar na execução do programa, como o Diagnóstico Arquivístico, o Plano de Ação para o Programa de Gestão Documental, o Plano de Classificação (Tabelas Processuais Unificadas), Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada e o Manual de Gestão Documental.
Para desenvolver o programa, os membros da CPAD aplicaram o diagnóstico em cinco arquivos e dez unidades judiciais da comarca de Natal. Apenas nos locais visitados, a estimativa é da existência de mais de 100 mil caixas com documentos. A Comissão constatou que a maioria das unidades está sem condições para conservar os documentos, seja pelo grande volume de material, acondicionamento inadequado e ausência de estrutura física. Faltam, por exemplo, equipamentos de controle de temperatura e umidade. Assim, há risco de deterioração do material. Também foi identificado que não havia um método padronizado para a avaliação e o arquivamento adequado dos documentos de acordo com as normativas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do PRONAME.
