Essa demanda levou o Governo do Rio Grande do Norte, por meio da Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (Cotic) da Secretaria de Estado da Administração (Sead), a desenvolver uma plataforma própria de videoconferência, a fim de proporcionar o encontro virtual de servidores e colaboradores para discutir as pautas e atividades dos órgãos estaduais. O sistema, conhecido atualmente por COTIC Conferência, está disponível para utilização por todas as secretarias e entidades da administração direta e indireta do Executivo.

A ideia de criar uma ferramenta institucional própria para reuniões técnicas já existia antes mesmo do período de isolamento social, recomendado como medida preventiva de contágio da Covid-19. Contudo, devido à necessidade de reunir os servidores que estavam em regime de teletrabalho, o desenvolvimento do sistema foi acelerado.

O subcoordenador de Gestão de Rede e Comunicação da Cotic, Everton Mira, explica que a plataforma tinha inicialmente a pretensão de viabilizar as reuniões técnicas dos setores da Sead, como alternativa ao uso de ferramentas disponibilizadas por empresas de Tecnologia da Informação, mas, com o passar do tempo, outros órgãos tomaram conhecimento do sistema e passaram a adotá-lo para suas reuniões e eventos virtuais. “Sentimos a necessidade de que o Governo do RN possuísse sua própria plataforma de videoconfência, de modo que pudesse propiciar mais segurança e recursos. Assim, a Cotic Conferência se tornou uma opção mais interessante”, disse.

Mira enfatiza ainda que a plataforma criada pela Cotic já foi utilizada não apenas para a realização de reuniões técnicas, mas para importantes eventos promovidos pelo Executivo, a exemplo da 2ª Conferência Estadual de Segurança Pública e de Defesa Social, realizada no mês de setembro. Para este evento, que reuniu um público de aproximadamente 300 pessoas, se fez necessário algumas melhorias na plataforma. “A partir das necessidades que a conferência demandava, fizemos um upgrade no nosso sistema, otimizando-o com algumas atualizações importantes. O evento transcorreu muito bem, sem transtornos”, recorda o subcoordenador.

Entre os dias 01 e 04 de dezembro, a plataforma desenvolvida pela Cotic será mais uma vez aproveitada para a realização do 14º Congresso de Gestão Pública do Rio Grande do Norte (Congesp/RN), o qual tem uma ampla e diversificada programação. Dessa vez, a expectativa é que pessoas do Brasil inteiro participem do evento, fazendo com que a plataforma seja usada por mais usuários. “Além disso, o Congesp contempla alguns momentos de programação simultânea, de modo que a plataforma terá que se dividir em muitas salas virtuais. Será um grande evento e uma prova de fogo para comprovar a eficiência da nossa plataforma”, garante Mira.

A COTIC Conferência foi desenvolvida a partir de um software de código aberto adquirido sem custos, na qual coube à Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Comunicação da Sead trabalhar na sua modelação e customização. A plataforma possui, entre seus recursos, opção para upload de slides e documentos, compartilhamento de tela, e compatibilização com links de Youtube e VMEO, lousa para apresentação, além de permissões de restrição de áudio e vídeo por parte de facilitadores e/ou moderadores de sala.

Os órgãos que desejarem fazer uso da COTIC Conferência devem solicitar acesso via Sistema Eletrônico de Informações (SEI) à Cotic/Sead.