Esmarn inicia projeto-piloto de Gestão Documental para processos administrativos

Você sabe o que é gestão documental e a importância disso para preservar a memória, aperfeiçoar buscas e pesquisas e, até mesmo, contribuir com o meio ambiente? É fato que todos nós produzimos e colecionamos, ao longo de nossas vidas, um volume enorme de documentos, agora imagine essa realidade dentro de empresas e de instituições públicas.

No Poder Judiciário, por exemplo, onde, diariamente, são produzidos e recebidos volumes consideráveis de documentos, sejam processos judiciais ou administrativos, em formato físico e digital, centenas de dados circulam entre setores e são manuseados por cidadãos. Como lidar com essa dimensão de informações?

É nesse contexto que a Escola da Magistratura do Rio Grande do Norte (Esmarn) e o Núcleo Permanente de Avaliação e Gestão Documental, Memória, Informações e Dados Públicos (Nugedid), do Poder Judiciário potiguar, vêm executando um projeto–piloto para treinamento de servidores em Gestão Documental de processos administrativos. A iniciativa começou com um curso realizado na sede da Escola, durante essa quarta e quinta-feira (20 e 21), para servidores da instituição, da Secretaria de Administração do Tribunal de Justiça e do Nugedid.

A Gestão Documental, tecnicamente falando, se define como um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Além da Gestão Documental em processos judiciais, o Nugedid, a pedido do diretor da Esmarn, desembargador Saraiva Sobrinho, pensou em iniciar essa política nas áreas administrativas. Embora ainda seja um projeto–piloto, a professora Adriana Carla ressalta que a intenção é de também ser colocado em prática em outras unidades do TJRN.

“Até então algumas ações que foram realizadas se voltaram para as áreas judiciais, mas, em específico, nós criamos um conteúdo para pensar a necessidade da Esmarn. Por isso, é um grande desafio, por ser uma área pouco difundida e tecnicamente de pouco conhecimento para todos, embora todos os servidores produzam documentos institucionais. Mesmo assim, nos preocupamos de prover os participantes de um mínimo de informações do campo teórico, com a aplicação desses instrumentos na parte prática”, explica.

 

O chefe do Setor de Licitações da Esmarn e aluno do curso, Severino Neto, ressalta que o curso e o tratamento da Gestão Documental para as áreas administrativas surgem num momento de extrema importância para o Poder Judiciário potiguar, devido ao seu estágio avançado da digitalização e da autuação e tramitação de processos eminentemente eletrônicos.

“A digitalização de documentos, que é um dos pontos apresentados neste curso, vem ao encontro de tudo isso que está acontecendo agora, porque facilitará a autuação, tramitação, consulta e manejo dos processos, além de tornar mais fácil a disponibilização de tais procedimentos à sociedade, em vista do que diz a Lei de Acesso a Informação”, afirma.

Além disso, o servidor também aponta para o benefício dos impactos econômico e ecológico que tais procedimentos podem levar para dentro do judiciário. Primeiro, porque “imensos espaços físicos, servidores e materiais serão substituídos por componentes de informática onde, em pequenos espaços, poderão arquivar milhares de documentos”; e, em segundo, pela “economia de papel, economia ao meio ambiente, preservação de espaços, e a economia da indústria que produz esses papéis”.

Eudes Andrade, servidor do Departamento de Recursos Materiais (DRM), também levanta a importância de tais procedimentos para, segundo ele, “evitar guardar documentos que já não sejam necessários, e saber o regramento que aquele documento sofrerá ao longo da sua vida”.

“A gente termina enchendo o nosso centro de armazenamento de dados com informações que não precisariam ser guardadas, que não têm relevância. Já outras que têm, precisaríamos dar um tratamento melhor, ter um cuidado com a linguagem adotada no documento, já que ele vai ficar para posteridade”, conclui.

Foto: Assessoria